La escasez, el aumento de precios, la paralización de procesos y las pérdidas económicas son algunas de las consecuencias comunes de los bloqueos y retrasos en las cadenas de aprovisionamiento logístico. Ejemplos de esto han sido la pandemia del COVID-19, así como otros conflictos internacionales recientes.

Cuando una crisis impacta las cadenas de suministro, no solo se ven afectadas las industrias directamente implicadas, sino que se produce un efecto «bola de nieve”, perjudicando a otros sectores y, finalmente, a la ciudadanía.

Dado que la sociedad está intrínsecamente ligada al buen funcionamiento de las cadenas de suministro, es esencial destacar la enorme importancia del aprovisionamiento en logística.

Por lo anterior, en este artículo se presenta su definición y ventajas, las modalidades que existen, los factores y condiciones que lo afectan e incluso las tecnologías vinculadas a esta parte esencial de las operaciones logísticas.

¿Qué es el aprovisionamiento?

El aprovisionamiento es el proceso de abastecer a una parte de la cadena logística con los recursos o bienes necesarios para que pueda llevar a cabo sus actividades de manera eficiente y efectiva. Esto implica obtener y gestionar los recursos para que estén disponibles en el momento y lugar adecuados, y en la cantidad solicitada.

El aprovisionamiento en logística abarca diversas actividades, que incluyen la búsqueda de proveedores en el mercado, la gestión de compras, el almacenamiento, la posible transformación de los productos, la gestión de suministros e inventarios y el transporte.

Los recursos a gestionar son variados e incluyen materias primas, herramientas, maquinaria, espacio físico, servicios e incluso personal y mano de obra.

El desarrollo de las actividades de distribución varía significativamente según el sector económico. No es lo mismo abastecer a una empresa industrial, cuyos procesos son altamente complejos e involucran una amplia gama de recursos, que proveer a un negocio comercial local, el cual solo necesita recibir y almacenar productos terminados para la venta al cliente final.

Ventajas de un plan de aprovisionamiento eficaz

Según reportes del Grupo Hackett, una firma de consultoría internacional, las empresas que logran planificar un buen proceso de aprovisionamiento reducen sus costes, agilizan sus actividades y mejoran el rendimiento de los proveedores, entre otros beneficios.

Estas ventajas son respaldadas por una investigación de la consultora PwC que entrevistó a 1600 ejecutivos acerca de sus inversiones en la digitalización de sus cadenas de suministros.

PwC constató que aquellas empresas que han digitalizado su sistema de provisión incrementaron sus ganancias en un 7,7% y rebajaron sus costes un 6,8%. De hecho, las empresas tecnológicamente avanzadas doblan los beneficios de aquellas que no lo son. 

Entre las compañías llamadas ‘’campeones digitales’’ por la consultora, un 84% consigue un altísimo desempeño en la puntualidad de sus entregas; por otra parte, solo el 12% de los ‘’novatos digitales’’ alcanzan ese nivel de eficiencia.

Otra cifra crucial a tener en cuenta es la de rotación de inventario (rapidez con la que una empresa vende y repone su inventario). Los ‘’campeones digitales’’ obtienen un 53% más de rotación de inventarios que los negocios sin optimización digital de sus fases de aprovisionamiento. 

Por último, los negocios que invierten en herramientas digitales para su abastecimiento mejoran el aprovechamiento de activos, su control de riesgos y su sostenibilidad.

Como se ve, planificar e invertir en mejoras del aprovisionamiento permite ganar más dinero, prestar mejor servicio y, en general, obtener resultados superiores.

Modalidades de logística de aprovisionamiento

Existen tres modalidades principales de aprovisionamiento pero la elección de una de ellas depende de las características particulares de cada empresa. Las opciones son las siguientes:

1) Inmediato o just-in-time: en esta modalidad, la empresa adquiere los productos según se necesitan en el momento. El principal inconveniente radica en el riesgo de escasez debido a la incertidumbre y la falta de previsión. No obstante, la empresa se beneficia de ahorros en almacenamiento.

2) Stock de seguridad: este modelo es uno de los más completos ya que siempre debe haber existencias adicionales para sobrellevar cualquier imprevisto que pueda surgir. Las desventajas evidentes son el coste del almacenaje y la posibilidad de que quede producto sobrante en el almacén que no pueda ser vendido ni utilizado.

3) Sincronizado: esta modalidad implica coordinar los ritmos de producción con los ritmos de suministro. La parte más desafiante de esta operación es la planificación integral. Este enfoque representa un punto intermedio entre las otras dos modalidades mencionadas y minimiza tanto el riesgo de desabastecimiento como los costes de almacén.

Factores a tener en cuenta

No hay un modelo de aprovisionamiento superior a otro; todos tienen ventajas y desventajas. Establecer un plan considerando los elementos mencionados a continuación ayudará a determinar el sistema de provisión adecuado para tu empresa:

1) Demanda del mercado: ¿la demanda es estacional o continua?, ¿experimenta picos previsibles en el año, como Navidad o Black Friday? Es fundamental estudiar  datos históricos de ventas y las tendencias de los clientes para así prever con precisión la cantidad de productos necesaria. 

2) Costes: desarrollar una relación de costes es esencial, considerando todos los gastos: almacenamiento, transporte, financiación, etc. Los costes, recordemos, no están ligados únicamente a la compra de artículos o materiales necesarios, y mientras más compleja y extensa sea la cadena de suministro, habrá más costes incluidos. 

3) Selección de proveedores: ¿hay muchos proveedores disponibles en el mercado o pocos?, ¿se cuenta con un proveedor de confianza y competente que, además, tenga una buena relación calidad-precio? Por ejemplo, ante la ausencia de proveedores de confianza, se sugiere trabajar con stock de seguridad.

4) Tiempo de entrega: El tiempo de entrega es crucial para determinar cómo manejar el inventario. ¿Qué tan rápido suele entregar el proveedor el producto y en qué plazo debe mi empresa completar sus actividades? Responder a estas preguntas permite discernir si es conveniente trabajar con inventario de seguridad o si es viable operar bajo la modalidad just-in-time.

Tecnología y sistemas de aprovisionamiento logístico

En primer lugar, es crucial destacar los Sistemas de Planificación de Recursos Empresariales (ERP por sus siglas en inglés), que integran diversas funciones como ventas, compras, finanzas y recursos humanos. Estos sistemas son, probablemente, los más completos y cuentan con la ventaja de poder conectarse con otras herramientas que aportan datos cruciales para la planificación.

Entre estas herramientas que pueden integrarse con un ERP, destacan los Sistemas de Gestión de Almacén (SGA), que facilitan la organización minuciosa de actividades de almacén, incluyendo el control de inventario, asignación de ubicaciones y registro de recepción y despacho de mercancías.

También es importante mencionar los Fleet Management Systems (FMS), conocidos en español como Sistemas de Gestión de Flotas. Estos programas ayudan a minimizar los costes de transporte y agilizar los tiempos de entrega mediante una selección eficiente de rutas.

Además, existen softwares que permiten el pronóstico de la demanda, utilizando algoritmos para analizar datos y prever la necesidad futura. Por ejemplo, SAP, una de las mayores empresas de software ERP del mercado, incluye un módulo MRP (Planificación de necesidades de material en español) que calcula los requerimientos de materiales y recomienda actividades de producción y compras para satisfacer esas demandas.

Por último, es importante destacar que hoy en día están ganando prioridad las inversiones tecnológicas que automatizan procesos, como la inteligencia artificial, el internet de las cosas, la robótica, los vehículos sin conductor, los drones, los sensores y la identificación automática. 

Todos los avances mencionados están transformando la logística y el aprovisionamiento, aumentando la eficiencia y reduciendo los costes operativos.

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