Gestionar un almacén no es tarea fácil y menos aún lo es decidir la cantidad exacta de producto que se debe tener disponible.
Esta decisión tiene un impacto significativo en la operación de la empresa, ya que puede afectar directamente su capacidad para funcionar de manera eficiente. Aunque mantener un exceso desproporcionado de inventario es perjudicial, es importante contar con lo que se conoce como stock de seguridad.
En este artículo, abordaremos la definición de este término, su relevancia y presentaremos algunas fórmulas simples para calcularlo.
¿Qué es el stock de seguridad?
El stock de seguridad es una reserva adicional de mercancías para garantizar una respuesta eficaz frente ante cambios inesperados en la demanda de los clientes o en los requerimientos del negocio.
Por ejemplo, este excedente permite prevenir interrupciones operativas por el incumplimiento de algún proveedor.
Debido a que representa un gasto, el stock de seguridad debe ser calculado de la forma más precisa posible y considerado en las perspectivas económicas de un negocio.
Razones para mantener un stock de seguridad
Los profesionales encargados del control de inventario enfrentan diversos desafíos que pueden mitigarse con la implementación de existencias de seguridad.
Las principales razones para mantener este excedente en el almacén incluyen:
- Demanda fluctuante: algunos picos de demanda son previsibles, como en las temporadas de Navidad y Black Friday. Sin embargo, otros pueden surgir de manera inesperada, como la popularización repentina de un producto específico.
- Tiempos de provisión: las empresas trabajan con proveedores que suelen cumplir plazos relativamente seguros y estables. No obstante, ¿qué sucede cuando se producen retrasos significativos? Estos pueden originarse por diversos factores: cambios en leyes y normativas, fenómenos naturales, escasez de materias primas o conflictos sindicales.
- Desviación en las previsiones: aunque existen herramientas automatizadas como el software de gestión de almacenes y la inteligencia artificial que generan cálculos precisos, el factor humano, encargado de validar estas estimaciones, puede introducir errores, lo que genera discrepancias.
En cualquiera de estos escenarios, contar con un stock de seguridad no solo es ventajoso, sino esencial para permitir la continuidad operativa.
Cómo calcular el stock de seguridad: fórmula y práctica
Existen diversas fórmulas para calcular el stock de seguridad. En la actualidad, estos cálculos suelen realizarse mediante software de gestión de almacenes y herramientas avanzadas que, incluso, integran inteligencia artificial para identificar patrones y ejecutar operaciones matemáticas complejas. Este es el enfoque que aplicamos en Eurologística.
Sin embargo, también existen fórmulas más simples que pueden desarrollarse manualmente.
A continuación, analizaremos dos opciones de fácil comprensión:
- Días de seguridad
Esta fórmula es sencilla y ayuda a entender, de manera básica, cómo funciona el stock de seguridad. Involucra dos variables que se multiplican: el promedio de días de provisión (PDP) y el promedio de ventas diarias (PVD).
Por ejemplo, si nuestro proveedor tarda 5 días en hacernos llegar la mercancía y, en promedio, el negocio vende 100 unidades diarias, la fórmula quedaría así:
Stock de seguridad = PDP × PVD = 5 × 100 = 500
En este caso, se recomendaría mantener al menos 500 unidades como stock de seguridad, lo que permitiría seguir operando sin problemas en caso de retrasos del proveedor durante al menos 5 días.
- Promedios y máximos
Esta segunda fórmula se basa en la prudencia y considera los escenarios más extremos. El analista revisa el historial y compara los días máximos de provisión (MDP) y las ventas diarias máximas (MVD) con los días promedio de provisión y el promedio de ventas (PDP y PVD).
El objetivo es protegerse ante las situaciones más críticas, bajo la premisa de que, si se cubren estos extremos, la operativa de la empresa estará asegurada.
Por ejemplo, supongamos que las ventas diarias promedio (PVD) son 100 y el tiempo promedio de provisión (PDP) es de 5 días. Sin embargo, durante el último año, el tiempo máximo de provisión (MDP) fue de 9 días y las ventas máximas en un día (MVD) llegaron a 160.
La fórmula quedaría así:
Stock de seguridad = (MDP * MVD) – (PDP * PVD) = (9 * 160) – (5 * 100) = 1.440 – 500 = 940
En este caso, el stock de seguridad sería de 940 unidades, lo cual es más que suficiente para enfrentar demoras en los proveedores o picos inesperados de demanda. Sin embargo, con esta fórmula, existe el riesgo de generar un excedente de inventario considerable si en el pasado ocurrieron situaciones muy inusuales.
Riesgos a evitar al calcular el inventario
Un nivel óptimo de inventario debe equilibrar tres riesgos fundamentales: el coste de almacenamiento, el coste de oportunidad y el coste de desabastecimiento.
El coste de almacenamiento es directo: a mayor cantidad de mercancía almacenada, mayores serán los gastos asociados a su resguardo.
El coste de oportunidad surge también del exceso de stock. Destinar recursos a producir y almacenar mercancías excedentes limita la capacidad de invertir en otras áreas estratégicas que podrían generar mayores beneficios a mediano y largo plazo.
Finalmente, el coste de desabastecimiento se presenta cuando el inventario es insuficiente para satisfacer la demanda de los clientes o garantizar la operación continua, lo que puede traducirse en pérdida de ventas y deterioro del posicionamiento en el mercado.
Queda claro que, tanto por exceso como por déficit, un inventario mal calculado puede generar pérdidas significativas.
Por ello, el control de inventario es un aspecto esencial que debe gestionarse mediante fórmulas y herramientas especializadas, bajo la supervisión de expertos en logística, quienes estarán capacitados para asesorar sobre la cantidad de stock de seguridad ideal.
Gestión de almacenes y control efectivo del inventario
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