La trazabilidad de un producto se ha vuelto un concepto crucial en la gestión logística contemporánea, y es fundamental para el éxito de grandes eventos comerciales como el Black Friday y la Navidad.

En 2023, durante esas celebraciones, en España se enviaron más de 100 millones de pedidos. Este logro hubiese sido imposible sin la implementación efectiva de la trazabilidad de cada paquete.

El término «trazabilidad» va más allá de la simple identificación y seguimiento de un producto durante su distribución y reparto; abarca también aspectos fundamentales como la calidad y la seguridad.

En este artículo, detallaremos qué significa exactamente la trazabilidad de un producto y cómo la desarrollamos en Eurologística Directa. Además, explicaremos su importancia, los tipos de trazabilidad qué existen, las regulaciones que la afectan y las tecnologías que la facilitan.

¿Qué es la trazabilidad de un producto?

La trazabilidad de un producto es el seguimiento, registro y supervisión de los estados de la mercancía a lo largo de la cadena de suministro, lo que puede incluir desde su fabricación hasta su venta a un consumidor final.

La trazabilidad implica, además, la generación y almacenamiento automático de datos del objeto durante su circulación dentro de la cadena de suministro. Esto facilita una visibilidad completa de múltiples factores que afectan el género.

Entre las cosas que la trazabilidad permite visualizar sobre la mercancía, se encuentran las siguientes:

1. Localización: La ubicación exacta en cualquier momento.

2. Estado: Su condición física y cualquier cambio en su calidad o integridad.

3. Responsables: Las personas que manipulan el bien a lo largo de su trayectoria.

4. Documentación digital: Acceso a toda la documentación asociada, incluyendo certificados, registros de calidad y otra información relevante.

5. Alertas y notificaciones: Permite la anotación automática de cualquier desviación o error detectado.

En términos simples, la trazabilidad implica conocer en todo momento el qué, dónde, quién y cuándo de una mercancía.

Ejemplo de trazabilidad: ¿cómo lo hacemos en Eurologística?

Para comprender mejor el funcionamiento de la trazabilidad, examinemos algunos procedimientos empleados en Eurologística para el manejo de productos tecnológicos, en particular, los dispositivos móviles de alto valor de nuestros clientes.

En el momento de la recepción de los móviles en nuestros almacenes, se realiza una verificación exhaustiva para asegurar que la cantidad y la forma de los productos recibidos coincidan con la información proporcionada por el cliente. Esta recepción, por cierto, debe ser programada con antelación.

Una vez que los productos son asignados a su ubicación correspondiente en el almacén, llevamos a cabo controles de inventario diarios con una eficiencia del 99.99%. Este procedimiento se realiza para garantizar la concordancia entre las existencias físicas y las registradas en el software.

Por cierto, cualquier manipulación de la mercancía, ya sea para actualizar el software de los móviles o para su envío, se registra meticulosamente en el software de almacén mediante el uso de PDA (Asistente Personal Digital).

En la cadena de preparación de pedidos, se vuelven a verificar los códigos de barras de cada producto, y además, se pesa automáticamente el paquete para contrastar el peso real con el peso ideal. ¡Cualquier discrepancia detectada conduce a una revisión detallada del pedido!

Después de la ejecución del envío, realizamos un seguimiento a través de nuestros socios de transporte, con quienes hemos integrado nuestro software para obtener información sobre el paquete hasta la última milla.

Este enfoque integral garantiza un control riguroso en cada etapa del proceso, asegurando una trazabilidad efectiva y una gestión eficiente de los productos tecnológicos que manejamos.

La importancia de la trazabilidad: ahorro, confianza y ecología

Esencialmente, la importancia de la trazabilidad radica en que aporta informaciones indispensables para la gestión empresarial.

Mantener un sistema de trazabilidad 100% funcional tiene un impacto directo en la toma de decisiones, con beneficios tales como la reducción de costes, la mejora de la calidad de los servicios y, finalmente, una optimización de los recursos humanos y de tiempo dentro de la propia empresa.

De cara al cliente final, la trazabilidad de un producto permite generar confianza al facilitar la visualización de los envíos, y permite la atención rápida y ágil ante incidencias. Y es que esto, ¡atención!, ya no se puede entender como una ventaja competitiva: en el mercado actual es prácticamente una necesidad si se desea sobrevivir como negocio.

Finalmente, la trazabilidad es una condición sine qua non para cumplir las regulaciones y obtener certificaciones de sostenibilidad.

Efectivamente, ninguna mercancía puede recibir una etiqueta de sostenibilidad si no existe trazabilidad de su fabricación o de su gestión en la cadena logística.

¿Tipos de trazabilidad? ¿Cuántos hay?

Existen cuatro categorías principales de trazabilidad y todas son igualmente importantes:

Trazabilidad hacia atrás (Backtracking): Este enfoque implica rastrear un producto desde el consumidor final hasta su origen. Es esencial para identificar la procedencia de un artículo en situaciones como retornos o devoluciones por problemas de calidad.

Trazabilidad hacia adelante (Forward Tracking): La trazabilidad hacia adelante se concentra en seguir la ruta de un producto desde su origen hasta su destino final. Esta categoría es relevante para anticipar y gestionar la demanda, optimizando la planificación del inventario.

Trazabilidad interna: Este tipo de trazabilidad se gestiona exclusivamente dentro de la empresa o unidad de negocio. Un ejemplo claro es la trazabilidad que un almacén debe mantener sobre las mercancías que custodia, lo que incluye la localización precisa de cada producto en estanterías y la fecha de ingreso.

Trazabilidad externa: En contraste, la trazabilidad externa depende del intercambio de información a lo largo de toda la cadena logística, e involucra a diversos socios empresariales. Con frecuencia, implica la interconexión de sistemas informáticos entre cada participante en la cadena.

Regulaciones: en algunos casos, ¡la trazabilidad es una obligación!

En España ya existen regulaciones que establecen la obligatoriedad de implementar la trazabilidad de mercancías en sectores estratégicos como el alimentario y el farmacéutico.

En el ámbito alimentario, se aplican los reglamentos europeos 178/2002 y 931/2011, los cuales imponen a los participantes en el sector de alimentos de origen animal la obligación de proporcionar una descripción precisa de los productos, incluyendo detalles como volumen, nombre y dirección de la empresa expedidora, identificación de remesa y lote, entre otros datos esenciales.

Para el sector farmacéutico, rige el Real Decreto 725/2003, el cual establece que los almacenes deben conservar documentación detallada de todas sus transacciones: fecha, denominación del medicamento, cantidad recibida, identificador de lote y nombre del proveedor.

Es plausible que en el futuro se promulguen más legislaciones que impongan la trazabilidad de transacciones para otros tipos de productos.

La trazabilidad solo es posible con tecnología

La implementación efectiva de la trazabilidad se apoya en diversas tecnologías. Por ejemplo, los códigos de barras, ampliamente utilizados, proporcionan una identificación única y facilitan la lectura rápida mediante lectores portátiles.

Otra herramienta es la Radio-Identificación (RFID), que permite el almacenamiento y recuperación de datos a distancia a través de etiquetas de radio, mejorando la eficiencia y ampliando la capacidad de almacenamiento.

Asimismo, destacan las cámaras modernas, con capacidades de análisis de video, que agilizan la cadena de suministro al leer múltiples códigos de barras simultáneamente.

Para el rastreo fuera de las instalaciones, los dispositivos GPS, basados en satélites, ofrecen un seguimiento preciso y en tiempo real, ideal para flotas de vehículos.

Por último, los sistemas de realidad aumentada permiten observar información en dispositivos como smartphones, tabletas o gafas, lo cual puede emplearse para la administración eficiente de un almacén.

Todas estas tecnologías forman un conjunto que potencia la trazabilidad de diferentes formas, pero todo debe estar conectado a través de un Software de Gestión de Almacén (SGA) para garantizar una sincronización eficiente y un control integral de los procesos.

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