¿Qué es mejor para un negocio? ¿Tener muchísimas existencias en almacén para estar preparado ante cualquier pico de la demanda? ¿O tener un inventario escaso y reponerlo cada vez que se agota?
Si tu respuesta es que ninguna de las dos opciones es la mejor, seguramente intuyes o sabes que hay una tercera alternativa y esta es el stock óptimo.
Tener demasiado inventario en almacén puede ocasionar que las mercancías acumulen polvo más tiempo del deseado, con los diferentes costes que esto implica y que veremos más adelante. Por otro lado, un inventario insuficiente puede resultar en clientes insatisfechos y pérdidas de oportunidades de venta.
El punto medio al que nos referimos, el stock óptimo, es un equilibrio difícil de perfeccionar, pero al que cualquier empresa debe aspirar.
En este artículo, definimos exactamente qué es un stock óptimo, sus ventajas y cuál es la fórmula para calcularlo.
Stock óptimo: ¿qué es?
El stock óptimo es el nivel de inventario que resulta más económicamente beneficioso para la compañía, es decir, reduce sus costes y permite la satisfacción de la demanda de forma regular para alcanzar máximos beneficios.
Para entender mejor el nivel de inventario ideal o stock óptimo, hay que entender que:
- El almacenamiento cuesta dinero: bien sea un almacén propio o en el de un proveedor de servicios logísticos, tener mercancías en almacén supone un gasto que la empresa debe enfrentar. Mientras más estanterías estén llenas de producto, más se debe pagar para su correcta preservación y control.
- Coste de oportunidad: tener un exceso de inventario significa perder oportunidades de inversión en otras áreas. El capital inmovilizado en estas mercancías que no se venderán rápidamente podría ser invertido en márketing, desarrollo de producto y otras áreas estratégicas.
- Coste de desabastecimiento: por otra parte, no contar con suficiente producto puede llevar a que nuestros potenciales clientes acudan a la competencia, lo que nos hace perder posición en el mercado.
Como se puede ver, decidir la cantidad de mercancía dispuesta en almacén es algo crítico para una empresa, lo que además se vuelve más complejo si se consideran fluctuaciones de la demanda, las características del producto (si caducan próximamente) y la capacidad de reposición (disponibilidad de proveedores, costes, etc).
¿Cómo calcular el stock óptimo?
Existen varias fórmulas para aproximarnos al stock óptimo, que los expertos en logística manejan con facilidad. Vamos a conocer dos de ellas.
- Punto de reposición
La primera fórmula es el punto de reposición de inventario, llamado normalmente ROP, del inglés Reorder Point.
Esta fórmula ayuda a saber cuándo es necesario realizar un nuevo pedido para reponer existencias. Los elementos para el cálculo son los siguientes:
- Demanda diaria (DD): cantidad promedio de producto que se vende diariamente.
- Tiempo de entrega (TE): días que tarda el proveedor del producto en enviar un pedido a nuestro almacén.
- Stock de seguridad adicional (SS): cantidad de stock extra que se desea mantener siempre en el almacén para responder a cualquier variación imprevista de la demanda.
EJEMPLO PRÁCTICO: un e-commerce vende móviles, con unas ventas promedio diarias de 50 unidades (DD). El tiempo que tarda el proveedor en enviar un pedido al almacén es de 7 días (TE) y se conserva siempre un stock de seguridad adicional de 100 unidades en almacén.
Con estos datos, se aplica la siguiente fórmula:
ROP = (DD x TE) + SS
ROP = (50 x 7) + 100= 450
Lo que esto indica es que, para evitar el desabastecimiento de producto, se debe hacer un nuevo pedido cuando el stock baje de 450 unidades. Esto no significa, ¡atención!, que el stock deba permanecer en 450 siempre, evidentemente bajará de esa cantidad, pero se repondrá a tiempo.
- Cantidad económica de pedido
La siguiente fórmula es la llamada cantidad económica de pedido (EOQ, por su nombre en inglés). Esta fórmula permite calcular qué cantidad de pedido hacer para minimizar los costes del inventario y de transporte.
Estos son los datos a considerar:
- Demanda anual (DA): cantidad de unidades de producto que se venden durante un año.
- Coste de pedido (CP): los costes implicados en realizar un pedido de nuevo producto, entre ellos el transporte y procesamiento.
- Coste de almacenamiento (CA): el gasto que representa mantener una unidad de producto en stock por un año.
EJEMPLO PRÁCTICO: la misma tienda e-commerce especializada en móviles vende anualmente 18.000 móviles, cada pedido al proveedor le cuesta 100 euros en costes de envío y procesamiento, y que cada móvil en almacén representa un coste de 10 euros/año.
La ecuación es la siguiente:
EOQ = √(2xDAxCP)/CA
EOQ = √(2×18.000×100)/10 = 600
Esta fórmula nos permite afirmar que, en el caso práctico planteado, cada pedido que se haga debe ser de 600 unidades para reducir los costes asociados a los pedidos (son menos frecuentes) y al almacenamiento.
- Conclusiones
Con las fórmulas anteriormente explicadas, es posible aproximarnos a un estado de stock ideal: sabemos cuándo debemos ordenar nuevas mercancías para no quedar escasos de producto, y sabemos en qué cantidad hacerlo para reducir el impacto económico del nuevo pedido.
La importancia del control
Alcanzar el stock óptimo es imposible sin un control preciso de las existencias en almacén. Para ello, no solo es recomendable, sino necesario, utilizar un SGA: software de gestión de almacén.
El SGA permite reconocer con precisión, en tiempo real, la cantidad de productos en las estanterías, su localización exacta, datos y documentación asociada, personal responsable de su manejo, procesos de trabajo en curso, pedidos y órdenes de clientes, etc. Se trata de una herramienta fundamental. En Eurologísta, contamos con un software de gestión de almacén de desarrollo propio que nos permite alcanzar un 99.99% de efectividad en el control de inventario.
Adicionalmente, es necesario contar con un equipo humano capacitado en procedimientos y trabajos de almacén. El factor humano es esencial: son las personas, debidamente preparadas quienes verifican que los datos del sistema sobre las mercancías en el almacén sean correctos.
Para alcanzar un stock óptimo, es indudable que se necesita un conocimiento exacto y verificable de la situación del almacén en cada momento. Esto solo puede conseguirlo una empresa especializada en logística.
Proveedor logístico en el corazón de España
Eurologística Directa tiene sus almacenes en la provincia de Guadalajara, en el centro de la península, con capacidad de atender a empresas de todo el territorio nacional.
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